Kapazitätsplanung

Der Aufbau einer zuverlässigen und  zeitnahen Kapazitätsplanung erfordert - wie im Schema dargestellt - eine offene Architektur mit einer engen Integration von Primavera P6EPPM als zentralem Planungsinstrument mit den folgenden in Unternehmen verbreiteten Systemen:

• ERP (SAP...): Stammdaten zu Projekten, Arbeitspaketen, Organisationseinheiten, Funktionen etc.
• BPM (Oracle, IBM...): Frontend-Daten zu Mitarbeiter-Verfügbarkeiten etc.
• BI (Microsoft, SAP...): Präsentation von Auswertungen.

Die genauen Details dieser Integration werden zusammen mit dem Unternehmen in Form einer Datenflussmatrix festgelegt und berücksichtigen die spezifischen Gegebenheiten der bestehenden Systemlandschaft. Erfahrungsgemäss können die erforderlichen Daten von ERP- und BPM-Systemen nicht ohne weiteres in den Strukturen und Formaten zur Verfügung gestellt werden, wie sie für die weitere Verarbeitung in der Kapazitätsplanung benötigt werden. Daher empfiehlt es sich, eine  Informationsdrehscheibe (im Schema bezeichnet als "Data Hub") einzusetzen, in der Datenflüsse verarbeitet, kombiniert und weitergeleitet werden. Primavera P6 EPPM steht mit dieser in einem bidirektionalen Datenaustausch und liefert inbesondere die Plandaten einschliesslich Strukturen, die als Sortierungs-, Filterungs- und Gruppierungskriterien vom BI-System für die benutzergesteuerte Präsentation der Auswertungen benötigt werden.

Dank einer engen, anpassungsfähigen Integration liefert unsere Lösung zeitnah konsistente und verlässliche Prognosedaten.

Die Kapazitätsplanung dient der projektorientierten Linienorganisation zur differenzierten Prognose des Mitarbeiterbedarfs. Dieser Bedarf wird anhand der folgenden drei Datenelemente definiert (siehe Schema):

• Arbeitspakete: Jedes Arbeitspaket beschreibt eine abgegrenzte, wohldefinierte Menge an auszuführenden Arbeiten und ist Teil eines Projekts oder internen Auftrags. In ihrer Gesamtheit bilden Arbeitspakete die strukturierte Sicht der Linienorganisation auf die Gesamtheit der zu erbringenden Leistungen. Da die Kapazitätsplanung das Ziel verfolgt, eine möglichst langfristige, vollständige und genaue Prognose für den Mitarbeiterbedarf zu erzeugen, werden auch Arbeitspakete in Projekten erfasst, die nur möglicherweise zur Ausführung kommen. Projekte werden entsprechend in eine übergeordnete Pipeline eingeordnet, die neben den bestehenden oder absehbaren Auftragsprojekten auch sämtliche internen Vorhaben bis hin zu Absenzplanungen erfasst.
• Organisationseinheiten: Jede Organisationseinheit ist zuständig für die Ausführung einer Menge von Arbeitspaketen und verfügt zu diesem Zweck über eine Anzahl von fachlich unterschiedlich qualifizierten Mitarbeitern. Sowohl diese Zuständigkeiten als auch die dafür verfügbaren Mitarbeiterkapazitäten werden in der Kapazitätsplanung erfasst. Ferner wird die hierarchische Struktur erfasst, in die diese Organisationseinheiten eingegliedert sind - sie ist relevant für die spätere Auswertung der Kapazitätsplanungs-Ergebnisse.
• Linienfunktionen: Die Linienfunktionen dienen dazu, den Mitarbeiterbedarf möglichst genau zu spezifizieren, ohne dabei Bezug auf individuelle Mitarbeiter nehmen zu müssen (in der Praxis hat sich bewährt, die explizite Zuweisung von Mitarbeitern ganz den Linienvorgesetzten zu überlassen). Die Linienfunktionen sind typisch festgehalten in einer unternehmensweit standardisierten Liste, anhand derer jede Organisationseinheit ihre verfügbaren Fachkompetenzen beschreiben kann.

Neben den erwähnten drei zentralen Datenelementen lässt sich die Kapazitätsplanung mit allen Strukturen und Datenfeldern ausstatten, die für die zuverlässige und effiziente Ausführung der Planungsprozesse sowie für bedarfsgerechte Auswertungen erforderlich sind.

Das unseren Lösungen zugrundeliegende Datenmodell ermöglicht es, auch anspruchsvolle Planungsbedürfnisse abzubilden.

Wie im Abschnitt "Systemarchitektur" dargelegt, liefert P6EPPM die Planungsergebnisse über das BI-System an die Benutzer. Um vielfältigste Darstellungen ohne lange Wartezeiten zu ermöglichen, werden die Plandaten von P6EPPM (in der Regel auf Monate) verdichtet und zusammen mit Feldern zur Strukturierung, Filterung und Sortierung über eine Datenbankschnittstelle zur Verfügung gerstellt.

Die Plandaten umfassen:

• Geplante Aufwände (monatliche Stunden) nach aktuellem Kenntnisstand von den Planern ab dem momentan gültigen Stichdatum in P6EPPM erfasst
• Ursprünglich geplante Aufwände gemäss aktuell gültigem Vergleichsprojekt (Basisplan) zur Analyse von Abweichungen und zur Erkennung von Trends

sowie gemäss Abschnitt "Datenmodell" Verknüpfungen mit:

• Projekten
• Arbeitspaketen
• Organisationseinheiten
• Linienfunktionen

einschliesslich zugehörigen Eigenschaften sowie Zuweisungen zu weiteren Ordnungsstrukturen.

Alle verbreiteten BI-Systeme sind in der Lage, die Informationen in Form von Auswertungen, Szenarien oder Analysen aufzubereiten und einem grossen Anwenderkreis zugänglich zu machen. Dank der hohen Konfigurierbarkeit und der grossen Leistungsreserven lässt sich P6EPPM auch problemlos an wachsende und sich ändernde Datennachfragen anpassen.

Die Planungsergebnisse werden über eine offene Schnittstelle in leicht filter- und kumulierbarer Form zur weiteren Verarbeitung in gängigen BI-Systemen oder auch in Microsoft Office™ zur Verfügung gestellt.

... bitte schauen Sie später wieder vorbei!